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Rilevazione presenze: perché utilizzare questi software in azienda

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Tutti conosciamo gli effetti della digital transformation sul mondo del lavoro. La rivoluzione digitale ha portato all’ottimizzazione e alla semplificazione degli strumenti che consentono di lavorare e gestire l’azienda in maniera più semplice e veloce. E così anche il modo di controllare e gestire le presenze dei lavoratori nelle aziende è cambiato.

Oggi, infatti, grazie ai software di rilevazione presenze è possibile effettuare i conteggi delle ore lavorative del personale dipendente e non, con un netto risparmio di tempo e di errori rispetto al passato quando tutto si svolgeva manualmente. Utilizzando i software di rilevazione presenze è possibile innanzitutto certificare correttamente che gli orari di ingresso ed uscita del personale vengano rispettati, ma anche poter controllare le variazioni di orari, i permessi e le ferie e avere accesso a tutti i dati delle presenze in qualsiasi momento.

Con un sistema di rilevazione delle timbrature nella propria azienda, si può ottenere una certificazione sicura e trasparente di tutti i dati utili al controllo delle presenze dei lavoratori, sia per tutelarli al meglio, sia per assicurarsi che le regole contrattuali dell’azienda vengano rispettate.

Questo tipo di software è utile al datore di lavoro per verificare che i suoi dipendenti rispettino gli orari di lavoro e per calcolare la rispettiva e corretta retribuzione. In tal modo, se il collaboratore infrange le regole, il datore di lavoro può sanzionarlo. In generale, l’uso dei cartellini elettronici o digitali consente di verificare con esattezza chi si trova all’interno o all’esterno del luogo lavorativo in un dato momento. Nel caso dei cartellini elettronici, i dati rilevati dai terminali vengono poi immessi sul database centralizzato su un server specifico e processati da un software ad hoc.

La presenza del software, permette in particolare una comunicazione diretta tra il lavoratore, i propri dati e il datore di lavoro. Attraverso l’accesso remoto alla propria casella personale ciascun dipendente può rilevare le proprie presenze o assenze, conteggiare permessi già goduti, inoltrare richieste nuove e ottenere una risposta ponderata e veloce dal proprio responsabile.

Per di più, la sincronizzazione delle informazioni tracciate all’interno del sistema di rilevazione delle presenze consente una interoperabilità comunicativa e gestionale tra tutti i dispositivi dell’impianto, permettendo così un controllo automatico su abusi, errori o incoerenze di informazioni.

L’automazione, dunque, è il cuore pulsante del sistema di gestione del personale di servizio, perché consente di gestire velocemente e con grande flessibilità i propri doveri lavorativi rispetto all’azienda per la quale si lavora. Il pieno controllo della propria posizione lavorativa, inoltre, permette non solo un aumento delle proprie responsabilità circa la propria fetta di produttività aziendale, ma anche un miglioramento dei rapporti con i piani alti dell’azienda, alleggerendo anche il carico di lavoro all’ufficio del personale.

Avere un sistema centralizzato, nel quale tutti i dati aziendali rimangono salvati e a disposizione di chiunque possa prenderne visione, significa godere di un sistema di controllo, gestione e rilevazione delle presenze tale per cui l’elaborazione di statistiche e report è garantita. Analizzare i flussi di dati o le informazioni specifiche su un dipendente o un gruppo di lavoratori, significa poter contare su un apparato strutturale che integra e arricchisce le decisioni strategiche dei vertici aziendali, tese al miglioramento dell’efficienza produttiva.

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