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Fatturazione elettronica: la guida per chi deve ancora adeguarsi

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Dopo l’approvazione della Legge di Bilancio 2018, con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, il primo gennaio 2019 i commercianti ed i soggetti privati hanno dovuto cambiare il modo di concepire la fattura aziendale. Da questa data, infatti, per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML già in uso per la FatturaPA.

Cos’è precisamente la Fatturazione elettronica?

È un provvedimento che adotta un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione. La fatturazione elettronica cambia radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture. Il formato, denominato FatturaPA, è il tracciato con cui le fatture elettroniche devono essere prodotte. In questo modo si definisce un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Come funziona

La fattura elettronica viene compilata tramite il software di fatturazione completo. La firma viene apposta in modo digitale, attraverso la firma elettronica qualificata, dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.

Chi emette fattura elettronica deve inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati. Dopo questi passaggi, ed effettuati i controlli tecnici, il sistema di interscambio recapita il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.

I consigli per chi deve ancora adeguarsi

Ovviamente, dopo un cambiamento così radicale, non sono mancate le polemiche e le difficoltà. Per essere in regola è importante la scelta del programma per la fatturazione elettronica che sarà possibile integrare all’interno del proprio gestionale, in modo che anche il ciclo passivo come quello attivo possa essere poi automatizzato, così come tutta la gestione collegata, dall’importazione del documento con l’assegnazione dei costi e la gestione dello scadenziario di pagamento per una corretta pianificazione finanziaria aziendale. Lo scopo della digitalizzazione, oltre a garantire la compliance IVA e la consultazione immediata dei dati da parte dell’Agenzia delle Entrate, è quello di velocizzare, informatizzare i procedimenti aziendali con risparmio di risorse.

Idee per le piccole aziende

Se si è in possesso di una piccola azienda che provvede a fare le fatture direttamente in sede il consiglio è quello di registrarsi al cassetto fiscale dell’Agenzia delle Entrate e utilizzare l’applicazione predisposta direttamente dall’Agenzia entrate Fatture e corrispettivi.

E’ un’applicazione completamente gratuita che consente di effettuare scegliendo anche la conservazione sostitutiva dei documenti inviati e ricevuti. Un’altra alternativa può essere anche il servizio messo a disposizione della Camera di Commercio. Quando, invece, la gestione diventa più complessa è bene valutare l’acquisto di un piccolo programma di contabilità interno integrandolo poi ad un’applicazione di trasmissione fatture quasi sicuramente sarà esterna per via dei costi.

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